Utilisation de la salle polyvalente :
Préambule :
La salle étant propriété de la commune, seul le Conseil Municipal peut décider de son utilisation, en établir le planning et en fixer les tarifs de location.
La salle communale est réservée en priorité aux animations destinées aux Lahittoises et aux Lahittois.
La réservation devra faire l’objet d’une demande auprès de la Mairie, qu’il s’agisse d’une utilisation ponctuelle ou régulière.
Le prêt est gratuit pour les associations Lahittoises. Pour les habitants de la commune le prêt sera accordé selon les modalités définies ci-dessous. En ce qui concerne le 31 décembre, elle ne peut être utilisée que par une association Lahittoise à but non lucratif en vue d’organiser une animation pour l’ensemble de la commune, le prêt à des particuliers entraînerait une concurrence difficile à gérer.
Les animations et soirées sont limitées aux Vendredi et Samedi et aux veilles de jours fériés.
La réservation ne pourra pas s’effectuer plus d’un an à l’avance pour les familles et associations Lahittoises et plus de six mois à l’avance pour toute personne extérieure à la commune.
Responsabilités :
Quel que soit le mode d'utilisation le signataire de la réservation sera responsable devant la municipalité de toute dégradation intérieure ou extérieure ainsi que du mobilier et des appareils.
Le locataire, qu'il soit une personne physique (particulier) ou morale (association) devra être titulaire d'une assurance responsabilité civile « dommages aux biens ». Il devra respecter les consignes de sécurité et de police et interdire tout ce qui est prohibé par les lois et règlements. Il devra prendre toutes initiatives et dispositions nécessaires pour éviter ou supprimer les troubles ou désordres qui pourraient se produire à l'intérieur ou aux abords de la salle polyvalente.
Après 22 h, il devra s'assurer que le bruit à l'intérieur et à l'extérieur ne nuise pas aux riverains, dans le cas contraire il engage seul sa responsabilité et la municipalité se réserve le droit de ne plus lui louer la salle si de tels événements se produisent
La commune de Lahitte se dégagera de toute responsabilité si des dégradations ou des vols devaient être par ailleurs constatés sur le matériel de l'organisateur.
Sécurité et conditions d’usage :
La conformité de la salle a été contrôlée par la commission de sécurité du 19 octobre 2016. et fait l’objet de vérifications périodiques. Les locaux doivent être utilisés conformément à l’usage pour lequel ils sont prévus.
La capacité d’accueil est limitée à 160 personnes.
Les consignes de sécurité : accès libre aux sorties de secours, devront être scrupuleusement respectées.
Le stationnement est interdit sur les espaces verts et sur toutes les zones réservées aux services de sécurité et secours indiquées sur le plan.
L'utilisateur s'engage à utiliser les locaux tels qu'ils sont et ne devra pas y apporter la moindre modification.
Dans le cas où la salle doit être décorée, il est strictement interdit d'utiliser des clous, des agrafes, du scotch ou tout autre sur les parois et les plafonds
Lorsqu'il quittera les locaux il devra s'assurer que tous les éclairages et chauffages sont éteints.
L'utilisateur ou l'organisateur assurera la propre sécurité de la manifestation.
Il est strictement interdit de fumer dans tous les locaux sous peine d'amende et de poursuites. Les personnes désirant fumer devront aller à l'extérieur de la salle et de ses annexes.
L'utilisateur s'engage notamment à ne pas condamner les portes d'entrées et les issues de secours. Il devra s'assurer que les issues de secours ne sont pas fermées à clé.
Il est formellement interdit de neutraliser les dispositifs de sécurité présents dans les salles ou les annexes et notamment de masquer les éclairages de sécurité et de balisage des issues de secours.
Lahitte le 10 septembre 2018
Le Maire : Robert CAMPGUILHEM
La salle polyvalente est utilisée régulièrement par les associations qui assurent l'animation du village (voir rubriques Associations et Actualités). Elle peut être utilisée par des particuliers suivant les modalités définies par le conseil municipal;
CONDITIONS DE PRËT
DE LA SALLE DU FOYER
La salle communale est réservée en priorité aux animations destinées aux lahittoises et aux lahittois.
La réservation devra faire l'objet d'une demande auprès de la Mairie, qu'il s'agisse d'une utilisation ponctuelle ou régulière.
Le prêt est gratuit pour les associations lahittoises. Pour les habitants de la commune le prêt sera accordé selon les modalités définies ci-dessous. En ce qui concerne le 31 décembre, elle ne peut être utilisée que par une association lahittoise à but non lucratif en vue d'organiser une animation pour l'ensemble de la commune, le prêt à des particuliers entraînerait une concurrence difficile à gérer.
La réservation ne pourra s'effectuer plus d'un an à l'avance pour les familles et les associations lahittoises et plus de six mois à l'avance pour toute personne extérieure à la commune.
Conditions de prêt :
1. Toute famille (foyer fiscal) propriétaire à Lahitte peut utiliser la salle une fois par année civile (à plus de trois mois d'intervalle) pour une manifestation familiale la concernant directement ou concernant un ascendant ou un descendant en ligne directe (père, mère, fille ou fils) d'un membre de cette famille. Toute famille locataire d'une habitation à Lahitte pourra également prétendre à une location après une année complète de résidence (la date d'arrivée considérée étant celle à laquelle ladite famille aura signalé sa résidence sur la commune à la mairie).
L'utilisation est gratuite. Une participation forfaitaire pour frais de chauffage sera éventuellement demandée : 100 euros pour un week-end, 50 euros pour une soirée.
2. La salle pourra aussi être louée exceptionnellement pour des fêtes de famille par des personnes extérieures à la commune après accord de la commission communale.
Les tarifs sont fixés à 400 euros pour un week-end, 200 euros pour une soirée.
Si le chauffage est nécessaire un supplément sera demandé : 100 euros pour un week-end, 50 euros pour une soirée.
Remise des clefs et contrôle de la salle :
3. Pour une location week-end : les clefs seront remises le vendredi entre 12 et 14 heures et devront être rendues, salle remise en l'état, le lundi matin 9 heures au plus tard.
4. Pour une location soirée : les clefs seront remises entre 12 et 14 heures et devront être rendues, salle remise en l'état, le lendemain matin à 9 heures s'il s'agit d'un jour de classe et sinon à 11 heures au plus tard.
5. Remise des clefs : les clefs seront remises uniquement par un des responsables ou par une personne désignée par les responsables, impérativement à la personne ayant réservé la salle ou à une personne mandatée par elle et munie d'un chèque de caution de 400 euros à l'ordre du Trésor Public. Un état des lieux sera établi.
6. Contrôle de la salle et caution : la commune de Lahitte se réserve le droit de retenir tout ou partie de la caution afin de faire remettre la salle en l'état d'avant ladite location (réparations, nettoyage, etc).
La décision de rendre ou non la caution sera prise de façon définitive par M. le Maire après qu'il ait été alerté par les responsables de la location.
Prêts exceptionnels :
Les locations sont gérées par une commission municipale qui examine les demandes exceptionnelles.
Réservations :
La gestion des réservations sera assurée par Christiane PAUL, tél. 05 62 65 61 32, en accord avec la commission.
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